Как таблицу из Эксель перенести в Ворд: 8 проверенных способов
Работаете над отчетом в Word и нужно вставить туда данные из Excel? Сталкивались с тем, что таблица съезжает, теряет форматирование или вообще выглядит ужасно? Разбираемся во всех способах переноса таблиц — от самых простых до профессиональных. После этой статьи вы будете делать это за минуту, и таблицы будут выглядеть идеально.
Сравнительная таблица всех способов
Предлагаем восемь способов переноса таблиц из Excel в Word — от базовых до продвинутых. Используя таблицу вы сможете быстро выбрать подходящий способ под конкретную задачу.
| Способ | Скорость | Сложность | Редактирование / форматирования | Как использовать |
|---|---|---|---|---|
| Копировать — Вставить | ⚡⚡⚡ | 🟢 Легко | Да / может измениться | Быстрый перенос простых таблиц |
| Специальная вставка | ⚡⚡ | 🟡 Средне | Да / гибко | Нужен контроль формата |
| Как изображение | ⚡⚡⚡ | 🟢 Легко | Отсутствует / Точное | Зафиксировать внешний вид |
| Связка с Excel | ⚡⚡ | 🔴 Сложно | Да (Эксель) / сохраняется | Данные меняются |
| Объект Excel | ⚡⚡ | 🟡 Средне | Да / Сохраняется | Нужны формулы Excel |
| Создать заново | ⚡ | 🟡 Средне | Да / Полный контроль | Маленькая таблица, нужен свой стиль |
| OneDrive | ⚡⚡ | 🟡 Средне | Да / Сохраняется | Совместная работа онлайн |
| ⚡ | 🔴 Сложно | Да / Идеальное | Сложная таблица, если важно качество |
Если интересны хотите разобраться с другими функциями Экселя, читайте статьи из нашего блога:
Зачем вообще переносить таблицы
Казалось бы, зачем? Но на практике такая задача возникает постоянно:
- Отчеты и презентации — цифры из Excel нужно вставить в текстовый документ.
- Договоры и коммерческие предложения — надо добавить прайс-листы из таблиц.
- Дипломные и курсовые работы — результаты расчётов требуется оформить по ГОСТу.
- Служебные записки — таблицу с данными нужно вставить в официальный документ.
Проблема в том, что Excel и Word — разные программы с разной логикой. То, что красиво смотрится в таблице, может превратиться в кошмар после вставки в документ
Что важно знать перед переносом таблицы из Экселя в Ворд
Перед тем как переносить таблицы из Excel в Word, обратите внимание на тип вставки. Она может быть статичной и изменения в Эксель не повлияют на Ворд. Или связанной, когда обновление данных в Экселе автоматически изменит их в Word. Также учитывайте размеры, форматирование и есть ли возможность редактирования.
Подготовка таблицы в Excel перед переносом
Многих проблем при переносе можно избежать, если изначально таблицу оптимизировать.
Рассмотрим, что надо сделать в Excel:
- Удалите лишние столбцы и строки. А именно, пустые столбцы между данными и строки внизу таблицы. Уберите также служебные расчетные столбцы, которые не нужны в отчёте.
- Проверьте ширину столбцов. Слишком широкие столбцы не поместятся на страницу Word. Дважды кликните на границу между столбцами для автоподбора ширины.
- Упростите форматирование. Нужно убрать лишнюю заливку цветом. Лучше выбирайте простые шрифты, например, Arial, Calibri, Times New Roman. Проверьте, нет ли объединённых ячеек, они нередко создают проблемы.
- Скройте ненужные данные, «Скрыть», чтобы При копировании скрытые столбцы не попали в Word.
- Установите масштаб 100%. Вкладка Вид → Масштаб → 100%, чтобы избавится от искажений при вставке в Word.
Как перенести таблицу: пошаговая инструкция
Теперь перейдем к способам, которые помогут перенести таблицу из Экселя в Ворд.
Способ 1: Копировать и вставить
Классический и самый быстрый вариант переноса, который выбирают пользователи в 80% случаев.
Пошаговая инструкция
Шаг 1: Откройте файл, выделите диапазон ячеек (от верхнего левого угла до правого нижнего). Можно выделить мышкой и нажать на серый квадратик слева от столбца A и сверху от строки 1 (выделится весь диапазон).
Шаг 2: Нажмите Ctrl+C (или правой кнопкой → «Копировать»)
Шаг 3: Вставляйте в Word, поставьте курсор и нажмите Ctrl+
Готово! Таблица появилась в документе.
Варианты вставки
После нажатия Ctrl+V справа внизу появится значок 📋 «Параметры вставки».
Кликните на него и выберите:
| Вариант | В каких случаях использовать |
|---|---|
| Сохранить исходное форматирование как в Excel | Оформление вас устраивает |
| Использовать стиль конечного фрагмента, т.е. Word | Требуется единообразие документа |
| Связать и сохранить исходные настройки | Данные часто обновляются |
| Связать и использовать конечные стили | Данные меняются, но устраивает стиль Word |
| Вставить таблицу рисунком | Надо зафиксировать внешний вид |
| Сохранить текст без границ таблицы | Нужны данные без оформления |
Плюсы: быстро, нажать надо две кнопки. Все просто, справится даже новичок, к тому же сохраняются все особенности форматирования.
Минусы: табличка может не поместиться по ширине, нарушается оформление, а формулы Excel не работают в Word.
Способ 2: Специальная вставка
Вариант для профессионалов, вы будете полностью контролировать процесс.
Алгоритм действий:
Выделяем и копируем таблицу в Эксель (Ctrl+C), переходим в Word. На вкладке «Главная» нажмите стрелку под кнопкой «Вставить». Выберите «Специальная вставка»
Откроется окно с вариантами.
Что выбрать в окне?
| Вариант | Что происходит | Для чего |
|---|---|---|
| Лист Microsoft Excel (объект) | Вставка с возможностью редактирования в Экселе | Надо изменять данные двойным кликом |
| Форматированный текст (RTF) | Таблица как в Ворд, можно вносить изменения | Стандартный вариант |
| Неформатированный | Данные без таблицы | Если нужны цифры и текстовая часть |
| Точечный рисунок | Таблица как картинка низкого качества | Не рекомендуется |
Это профессиональное решение, подойдет если хотите контролировать формат вставки, нужна живая связь с исходным файлом или стандартная вставка работает некорректно. У новичков часто вызывает сложности, нужно хорошо разбираться в вариантах и этот вариант дольше, чем простая вставка.
Способ 3: Вставка как изображение
Надежный способ, таблица превращается в изображение, ничего не съедет и не изменится.
- Буфер обмена
В Excel выделяем таблицу, копируем (Ctrl+C).
В Word:
Главная → Вставить → стрелка вниз
Выберите «Рисунок»
- Скриншот
Встроенный инструмент Word:
Вставка → Снимок. Word покажет миниатюры открытых окон Excel
Кликните на нужное окно, после вставки скриншота обрежьте лишнее
- Ножницы Windows:
Откройте таблицы в Excel и нажмите Win + Shift + S для открытия инструмента «Ножницы». Выделите область таблицы, перейдите в Word и нажмите Ctrl+V
Использовать картинку стоит если:
- Таблица сложная, с объединенными ячейками и заливками.
- Нужно отправить документ, и он должен выглядеть идентично.
- Таблица не будет редактироваться.
- Готовите PDF-файл.
Плюсы: выглядит точь-в-точь как в Excel и ничего не съедет при открытии на другом компьютере. Не зависит от шрифтов и настроек, можно настроить автообновление.
Минусы: нельзя редактировать данные (кроме варианта со связью) и скопировать текст из таблицы. А при печати может быть размыто, если низкое разрешение.
Метод 4: Вставка с синхронизацией данных
При изменении цифр в Excel автоматически будут обновлены в картинке Word.
Как сделать:
- Выделяем и нажимаем Ctrl + C
- Переходим в Word → Главная → Вставить → Специальная вставка
- Выбираем «Связать» и тип файла «Лист Microsoft Excel»
- Нажимаем «ОК»
Теперь данные в Word обновляются автоматически. Если не обновляются, нажмите на картинку → «Обновить связь».
Обновить все связи сразу: нажимаем Ctrl+A и затем F9
Если не нужен больше разрыв связи, кликните правой кнопкой на таблицу. Выбираем «Связанный объект листа» → «Связи» и нажимаем «Разорвать связь».
Настройте следующие параметры:
- «Способ обновления связи»: ставим «автоматически» и «по запросу».
- «Сохранять форматирование»: поставьте галочку для сохранения формата Excel.
- «Не обновлять связь»: поставьте галочку, если обновление не требуется.
Как изменить ссылку на файл?
Если файл переместили и переименовали:
- Правая кнопка → «Связанный объект» → «Связи»
- Нажмите «Сменить источник»
- Выберите файл заново
Быстрый способ для множества таблиц: нажмите Alt + F9 (появятся коды вместо таблиц), Ctrl + H (Заменить), замените старое название файла на новое,
нажмите Alt + F9 снова (коды превратятся обратно в таблицы).
Важные нюансы
- Файл Excel должен быть доступен, если переместите и удалите его, связь сломается.
- Путь к файлу должен быть тот же. Если перенесли Excel в другую папку, то Word не найдет файл.
- При отправке документа отправляйте оба файла, получатель должен иметь и Word, и Excel в одной папке.
- Изменения в Word не сохраняются в Excel. Т.е. если добавили строку в Word, в Excel всё останется по-прежнему.
- В Word не работают и не пересчитываются формулы — только отображаются результаты из Excel.
- После того как обновите, таблицы снова будут как в Excel, связи все сбросятся.
Способ 5: Вставка с возможностью редактирования через Excel
Таблица вставляется в Word, но ее можно редактировать как в Excel, причем все формулы и функции сохраняются.
Алгоритм выполнения:
- Перейдите в Word на вкладку «Вставка» и выберите «Объект».
- Нажмите на «Создание из файла» и найдите нужный документ Excel.
- Не ставьте галочку «Связь с файлом» (иначе получится обычная связанная таблица), нажмите ОК
Для редактирования надо дважды кликнуть левой кнопкой мыши — откроется окно редактирования Excel прямо внутри Word.
Но стоит учитывать, у такой таблицы нет связи с исходным файлом, изменения в Excel не отразятся в Word. А формулы работают только внутри вставленной таблицы.
Плюсы: формулы Excel работают, можно редактировать без открытия Excel ие нужна связь с исходным файлом.
Минусы: увеличивает размер файла Word, отсутствует синхронизация с исходным Excel.
Способ 6: Через OneDrive/SharePoint
Облачный метод подходит для совместной работы.
Что надо делать?
- Сохраняем файл Excel в OneDrive или SharePoint.
- В Excel Online выделяем табличный диапазон.
- Копируем Ctrl+C.
- Вставляем в Word Online или Word на компьютере.
Файлы синхронизируются автоматически и несколько человек могут работать одновременно. Получите доступ с любого устройства. Подойдет командам, работающим удаленно, проектам с частым обновлением данных и организации с подпиской Microsoft 365.
Способ 7: Через PDF
Неожиданный, но очень эффективный метод для сложных и, одновременно, качественных таблиц.
Пошаговая инструкция:
Шаг 1: Сохраните таблицу Excel как PDF
- Откройте Excel
- Файл → Сохранить как
- Выберите тип файла PDF и нажмите Сохранить
Шаг 2: Конвертируйте PDF в Word
Работайте с онлайн-конвертерами:
Шаг 3: Загрузите PDF и получите Word
Зайдите на сайт конвертера и загрузите PDF. Нажмите «Конвертировать в Word», скачайте готовый документ.
Преимущества метода заключаются в получении идеального качества и редактируемого результата. Таблица переносится с сохранением всего форматирования, шрифтов, цвета, границ — всё остаётся как в Excel.
В отличие от простого изображения, таблицы можно редактировать, изменять фрагменты текста, числа, добавлять строки. Способ работает со сложными таблицами, объединенными ячейками, многоуровневыми заголовками и сложном форматировании.
Используйте, если в таблице есть объединённые ячейки и разная высота строк. Все другие способы дали плохой результат и нужно максимальное качество без ручных правок.
Минусы: требуется два шага вместо одного, нужен доступ к интернету, чтобы использовать онлайн-конвертеры. Бесплатные сервисы могут иметь ограничения по размеру файла.
Способ 8: Создать таблицу заново в Word
Иногда проще пересоздать таблицу с нуля, чем мучиться с форматированием. Вариант можно рассматривать как альтернативу, но использовать когда таблица небольшая и до 20 ячеек. Нужна простая таблица без сложного оформления и данные нужно адаптировать под стиль документа.
Как сделать в Word: Вставка → Таблица. Выберите количество строк и столбцов, наведите мышкой на сетку. Или нажмите «Вставить таблицу» и укажите точные цифры, вручную перенесите данные из Excel.
Лайфхак! Скопируйте данные из Excel целиком, добавьте в первую ячейку таблицы Word и программа распределит данные по ячейкам.
Плюсы: внешний вид будет под полным контролем, таблица идеально вписывается в документ и можно добавить свои стили.
Минусы: долгий способ, особенно если надо перенести большую таблицу. Легко ошибиться при переносе цифр и требуется всё форматировать вручную.
Решение типичных проблем
Рассмотрим распространенные проблемы с которыми можно столкнуться при переносе таблицы из Экселя в Ворд.
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Таблицы не помещаются по ширине | Измените ориентацию страницы. Разметка страницы → Ориентация → АльбомнаяУменьшить размеры таблицыКликните на диапазонПотяните за угол (с зажатой кнопкой Shift для пропорций)Автоподбор шириныОткройте свойства таблицы → вкладка «Таблица»Параметры → «Автоподбор по содержимому» |
| Съехало форматирование | Вставьте таблицу заново через «Специальная вставка» → «Лист Microsoft Excel (объект)»Или добавьте как изображениеОтрегулируйте ширину столбцов вручную |
| Формулы не работают | Добавьте как связанный объект — формулы будут работать с помощью связи с ExcelДобавьте объект Excel:Вставка → Объект → «Создать из файла»Укажите путь к файлу ExcelПоставьте галочку «Связь с файлом» |
| Таблица разделилась на части | Запретить разрыв строки: выделяем диапазон правой кнопкой → «Свойства таблицы». Вкладка «Строка»Снимите галочку «Разрешить перенос строк на следующую страницу» Повторить шапку таблицы:Выделяем первую строку (заголовок)Правой кнопкой → «Свойства таблицы»Вкладка «Строка»Поставьте галочку «Повторять как заголовок на каждой странице» |
| Потерялись границы таблицы | Выделите таблицуКонструктор таблиц (или Работа с таблицами)Границы → выбираем «Все границы» |
| Таблицы автоматически становятся картинкой при вставке | Не делайте обычную вставку (Ctrl+V)Используйте Специальную вставку: Главная → Вставить → Специальная вставкаВыбираем «Лист Microsoft Excel (объект)» или «Форматированный текст (RTF)» |
| После вставки пропали цвета и заливка | Изменить параметры вставки: кликните на значок параметров вставки, выбираем «Сохранить исходное форматирование». Вставить через специальную вставку: Ctrl+Alt+V, выбираем «Лист Microsoft Excel (объект)» и ставим галочку «Связать» и если нужна синхронизация. |
| Числа превратились в даты | В Excel перед копированием: выделите ячейки с числами правой кнопкой → Формат ячеек, далее «Текстовый» или «Числовой», скопируйте и добавьте заново. |
| Таблицы вставляются криво/под углом | Выделите вставленную таблицу:Работа с таблицами → МакетНайдите «Выровнять» → «Выровнять по центру» или «Выровнять слева»Если это изображение: выбирайте инструменты поворота |
Заключение
Перенос таблиц из Excel в Word — задача, с которой сталкивается каждый. Главное — выбрать правильный метод под свою ситуацию:
- Быстрый перенос → Копировать-Вставить (Ctrl+C → Ctrl+V)
- Сохранение внешнего вида → Вставка как изображение
- Живое обновление данных → Связь с файлом Excel
- Полный контроль → Специальная вставка
- Совместная работа → используй OneDrive
- Идеальное качество сложных таблиц → Через PDF
- Работы с формулами → Вставка объекта Excel
Попробуйте разные методы на практике — со временем вы интуитивно будете выбирать нужный способ за секунды. Сохраните эту статью в закладки, чтобы быстро находить решение при необходимости. Успехов в работе с документами!
