Как сортировать данные в Эксель: перестаньте тратить часы на поиск в хаосе таблиц
Представьте: у вас таблица с сотнями строк данных — товары, клиенты, продажи. Всё вперемешку, ничего не найти. Знакомая ситуация? Сортировка в Excel — это как наведение порядка в шкафу: один раз разложил всё по полочкам, и сразу понятно, где что лежит. Давайте разберемся, как правильно сделать сортировку данных, чтобы работа с таблицами стала простой и приятной.
Сравнение методов сортировки
Рассмотрим все способы как отсортировать данные в Эксель, чтобы выбрать подходящий метод для вашей задачи.
| Способ | Сложность | Когда использовать | Плюсы |
|---|---|---|---|
| Клик (Данные → кнопка) | Простой | Простая сортировка по 1 столбцу | Быстро (1-2 клика) |
| Через «Главная» | Легко | То же, альтернативный путь | Удобно для новичков |
| Контекстное меню (ПКМ) | Очень просто | Быстрая сортировка | Под рукой, не нужно искать вкладку |
| Окно сортировки | Средняя | Несколько критериев | Полный контроль, до 64 уровней |
| Цвет ячеек | Средняя | Данные помечены цветами | Визуальная группировка |
| По цвету шрифта | Средняя | Текст раскрашен | Сортировка по форматированию |
| По значкам | Средняя | Условное форматирование | Работает со значками |
| Пользовательский список | Сложная | Свой порядок (должности, дни) | Любая логика |
| Слева направо | Средняя | Горизонтальные таблицы | Нестандартная структура |
| С учётом регистра | Простая | Важно различать А и а | Точная сортировка |
| В умных таблицах (Ctrl+T) | Простая | Регулярная работа | Быстрый доступ из шапки |
Выбирайте метод исходя из сложности задачи: для разовой простой сортировки используйте быстрые методы в 1 клик, а для регулярной работы со сложными критериями настройте умную таблицу или пользовательские списки.
Если надо перенести после сортировки таблицу в Ворд, читайте инструкцию здесь .
Зачем вообще мучиться с сортировкой?
Потому что без неё ты каждый раз прокручиваешь 700 строк, чтобы найти одного клиента или понять, какой товар самый прибыльный.
А с ней:
- фамилии по алфавиту → нашёл за секунду;
- продажи от большего к меньшему → сразу видно, приносящих прибыль компании;
- даты по порядку → понятно, кто когда сорвал дедлайн;
- цены от меньшего → сразу ясно, какие поставщики самые дешевые.
Способ 1: Простая сортировка одним кликом
Это самый быстрый вариант для решения простой задачи. Рассмотрим как в Экселе сделать сортировку от А до Я (по возрастанию).
Допустим, у вас список сотрудников вразброс: Иванова, Петров, Зайцев, Медведева и другие. Хотите расположить по алфавиту.
Кликните по любой ячейке в столбце с фамилиями, не нужно выделять весь столбец. Зайдите на вкладку «Данные» вверху экрана.
Найдите кнопку «Сортировка от А до Я» (значок с буквами А→Я и стрелкой вниз). Нажмите на нее.
Готово! Все фамилии выстроились по алфавиту.
И заметьте — Excel умный, он автоматически переместил вместе с фамилиями все данные из соседних столбцов (должности, зарплаты, телефоны). Строчки остались целыми.
Есть ещё альтернативный путь через «Главную» вкладку:
Кликнул в столбец → «Сортировка и фильтр» → «От А до Я» (или «От Я до А»).
Тот же результат, но кнопка в другом месте — кому как удобнее.
Для обратного порядка жмёшь «От Я до А» — и всё, от большего к меньшему.
С числами вообще без сюрпризов, используйте сортировку по возрастанию и убыванию:
Если прайс на 300 позиций — два клика, и самые продаваемые товары уже сверху. Три секунды, серьёзно.
Способ 2: Сортировка через контекстное меню
Еще один быстрый вариант, который многие не знают.
Кликните мышью по любой ячейке в столбце, который хотите отсортировать. В появившемся меню наведите курсор на пункт «Сортировка».
Выберите «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А». Результат тот же, просто метод другой. Выбирайте, что удобнее.
Способ 3: Расширенная сортировка
Если простых кнопок «АЯ» и «ЯА» уже не хватает — открываем тяжёлую артиллерию: расширенную сортировку.
Как туда попасть:
кликнул в таблице → вкладка «Данные» → большая кнопка «Сортировка» (с буквами и воронкой).
Там можно выполнить то же самое, что и одной кнопкой (по одному столбцу), но настоящая магия начинается, когда жмёшь «Добавить уровень».
Пример из реальной жизни:
Таблица продаж: менеджеры и суммы. Хочу сначала всех по менеджерам собрать, а внутри каждого — от самой жирной сделки к мелочам.
Делаю:
Первый уровень → «Менеджер» → От А до Я
Жму «Добавить уровень»
Второй уровень → «Сумма» → по убыванию
ОК → и вуаля:
все сделки менеджеров сверху вниз по сумме.
Можно добавлять хоть 7 уровней подряд — каждый следующий сортирует только внутри предыдущей группы.
Кнопки внизу окна:
«Удалить уровень» — если переборщил
стрелки вверх/вниз — меняешь приоритет (что первым, что вторым)
Короче, это то самое место, в котором ты заставляешь Excel работать по твоим правилам, а не наоборот.
Способ 4: Сортировка по цвету ячеек или шрифта
Excel умеет сортировать не только по значениям, но и по цветам. Допустим, вы выделили важные строчки жёлтым цветом, а срочные — красным. Можно отсортировать так, чтобы все красные оказались вверху.
Как это сделать?
Открываете «Сортировка» (Данные → Сортировка)
В «Сортировать по» выбираете нужный столбец. Вместо «Значения» выбираете:
- «Цвет ячейки» — если раскрашены сами ячейки.
- «Цвет шрифта» — если раскрашен текст.
- «Значок ячейки» — если используете условное форматирование со значками.
В поле «Порядок» выбираете конкретный цвет и в каком месте он должен быть — «Сверху» или «Снизу».
Нажимаете «Добавить уровень» и добавляете другие цвета в нужном порядке
«ОК».
Пример: В таблице с задачами вы красным выделили срочные, жёлтым — важные, остальные без цвета. Настраиваете: красные сверху, жёлтые следом, бесцветные в конце. Далее при открытии таблицы видите, за что хвататься в первую очередь.
Способ 5: Пользовательская сортировка (свой порядок)
Если алфавит не срабатывает с днями недели, статусами, должностями и месяцами, сделайте свой список.
Как сделать:
Windows: Файл → Параметры → Дополнительно → в самом низу «Изменить списки…»
Mac: Excel → Параметры → кнопка «Списки»
Дальше одинаково: жмёшь «НОВЫЙ СПИСОК» и вбиваешь по строке: Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье
«Добавляем» → ОК.
Всё. Теперь в любой таблице, книге, в любой день года Excel будет знать правильный порядок недели. То же самое можно сделать с должностями, со статусами заданий и т.д. Создал раз — пользуешься вечно.
Далее сортируем: Данные → Сортировка → в «Порядке» выбираешь «Настраиваемый список» → свой список → ОК.
Способ 6: Сортировка слева направо (по строкам)
Обычно сортируют столбцы (сверху вниз). Но иногда нужно отсортировать строки (слева направо). Например, у вас данные по месяцам идут горизонтально, и они перемешаны.
Как сделать сортировку горизонтально?
- Открываете окно «Сортировка».
- В правом верхнем углу окна нажимаете кнопку «Параметр».
- В открывшемся окошке ставите переключатель на «Столбец диапазона» вместо «Строки диапазона».
В поле «Сортировать по» выбираете не столбец, а номер строки. Настраиваете порядок и жмёте «ОК».
Важно! С умными таблицами такой вариант не работает.
Честно говоря, это редко нужно. Но если у вас нестандартная таблица с горизонтальной структурой — способ есть.
Способ 7: Сортировка с учетом регистра
По умолчанию Excel не разделяет заглавные и строчные буквы: «ИВАНОВ», «иванов» и «Иванов» для него одно и то же.
Но иногда надо, чтобы строчные шли отдельно от заглавных (например, если в одной колонке имена, а в другой — коды, и всё пишется с большой буквы только для кодов).
Фиксится за два клика:
открываешь окно «Сортировка» → кнопка «Параметры» → галочка «Учитывать регистр» → ОК.
Всё. Теперь «иванов» будет выше «Иванов», а «КОД123» выше «код456».
Можно таким образом разграничивать ручной ввод и данные из 1С, чтобы больше никогда не путаться.
Важные правила и ошибки при сортировке
Когда в Excel что-то после сортировки вдруг оказывается «не там», чаще всего виноваты одни и те же ошибки. Вот 5 главных правил, которые спасут тебя от этого.
Соблюдай эти пять вещей — и твои таблицы будут идеальными после любой сортировки.
Теперь вы знаете всё о сортировке в Excel — от простейших способов до продвинутых настроек. Начните с быстрой сортировки в 1 клик для ежедневных задач, а когда освоитесь, переходите к многоуровневой сортировке и пользовательским спискам.
Главное — всегда проверяйте, что Excel захватил всю таблицу целиком, а не её часть. Тогда ваши данные всегда будут в порядке, и работать с ними станет намного проще и быстрее.
