Главная » Блог

Как за 2 минуты конвертировать ПДФ в Эксель: перестаньте тратить часы на ручной ввод

Вера Астахова

11.12.2025

16 Просмотры 0

В избранноеВ избранномRemoved 0

Вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда получаете важный отчет, таблицу в формате PDF, а вам нужно работать с этими данными в Excel — редактировать цифры, строить графики или проводить расчёты. Сегодня расскажем, как легко превратить PDF в удобную Excel-таблицу.

Сравнение всех способов конвертации

Чтобы вам было проще выбрать подходящий метод, мы собрали все варианты и выделили их ключевые характеристики.

Видите, универсального решения нет — выбор зависит от частоты задач, бюджета и требований к конфиденциальности данных.

Почему это нужно?

Представьте: вам прислали прайс-лист на 50 страниц в PDF. Вручную переписывать все позиции и цены? Это займет часы! А если конвертировать файл в Excel, вся работа займёт пару минут.

Типичные ситуации:

• Финансовые отчёты от партнёров.
• Статистика с сайтов государственных органов.
• Выгрузки из старых систем учёта.
• Прайс-листы от поставщиков.
• Счета и чеки для бухгалтерии.

Важно знать перед тем как конвертировать ПДФ в Эксель

1. Ограничение Excel.

Сама программа Microsoft Excel не умеет открывать PDF-файлы напрямую и не имеет встроенных инструментов для их преобразования в старых версиях. Поэтому нам понадобятся дополнительные варианты.

2. О качестве конвертации.

Ни один метод не гарантирует идеального результата на 100%. После конвертации почти всегда требуется небольшое редактирование — выравнивание столбцов, форматирование ячеек. Но это всё равно в разы быстрее, чем переносить информацию вручную.

Кстати, если постоянно работаете с Excel, то вам будет интересно узнать как переносить таблицы из Word и закреплять шапку работая с объемными и сложными отчетами. 

Способ 1: Онлайн-конвертеры — когда лень ставить софт на комп

Надо быстро, заходим на сайт типа Smallpdf, ILovePDF или PDF24 и кидаем туда свой PDF. Ничего не скачиваем, ничего не устанавливаем — нужен лишь браузер и интернет.

Алгоритм:

1. Открываем сайт. Покажем на примере Smallpdf.com. 

2. Перетаскиваем файл мышкой в окошко или жмем «Выбрать файл».
3. Тыкаем кнопку «Excel».

4. Ждем секунд 20–60, пока полоска заполнится.

5. Скачиваем готовую таблицу и открываем.

По поводу безопасности: обычные прайсы и отчёты — не проблема, а вот всё, что связано с деньгами компании или персональными данными, не грузите в онлайн. Лучше потратить лишние пять минут, чем потом объясняться с начальством или юристами. Smallpdf, кстати, обещает, что удаляет всё через час-два, но лучше перестраховаться.

Способ 2: Microsoft Excel — используйте встроенную функцию

У вас установлен Excel 2016 или новее, конвертер уже есть внутри Excel.

Инструкция:

1. Откройте Excel.
2. Перейдите в меню «Данные».
3. Выберите «Получить данные» → «Из файла» → «Из PDF».

4. Найдите нужный PDF на компьютере.
5. Excel покажет все таблицы из документа — выберите нужные.
6. Кликаем по каждой, справа видно превью. Нажмите «Загрузить».

7. Много таблиц, выделяем Ctrl+A и жмем «Преобразовать данные».
8. Открываем Power Query — там он просто удаляет лишние строки сверху-снизу, убирает пустые столбцы, иногда объединяет несколько таблиц в одну (кнопка «Добавить таблицу»).

9. Жмем «Закрыть и загрузить» — и всё, чистая таблица на новом листе.

Таблица одна и простая — даже Power Query не надо открывать, просто «Загрузить» и всё.

Реальный кейс: Получили выписку по банковскому счету компании в PDF. Через функцию Excel за минуту сможете импортировать все транзакции и сразу отфильтровать платежи по категориям.

Метод 3: Когда всё заблокировано — спасаемся через обычный Adobe Reader

Этот вариант подходит тем, кто трудится в офисе за компьютером: там, где флешку не воткнешь, онлайн-сервисы запрещены, а также стоит старая версия Excel (2013 или 2010).

Алгоритм:

1. Открываем PDF в бесплатном Adobe Acrobat Reader. «Меню → Открыть»
2. Идем в «Файл → Сохранить как текст».

3. Сохраняем на рабочий стол, называем например «отчет_для_экселя.txt».
4. Открываем этот файл в обычном Блокноте, смотрим, где пробелы, где табы — чтобы понять, как потом разобьет.

5. Выделяем всё (Ctrl+A), копируем, открываем чистый Excel и вставляем в A1.

6. Дальше выделяем весь столбец, где всё в одну кучу, и жмем «Данные → Текст по столбцам».

7. Выбираем «с разделителями».

Обычно сразу ставим галки на «Пробел» и «Табуляция», иногда «Запятые» добавляем, в общем смотрим по ситуации.

Последнее — для колонок с деньгами и датами нажимаем «Числовой», «Дата», чтобы Excel потом не висел.

Жмем «Готово» — и в большинстве случаев таблица раскладывается по местам.

Еще можно использовать копипаст через Word. Открываем PDF прямо в Word-е (Файл → Открыть → выбирает PDF). 

Word его переваривает, таблица становится нормальной. 

Выделяем → копируем → вставляем в Excel. Часто сохраняется структура лучше, чем при прямом копировании из PDF.

Таблица широкая и всё сильно перемешалось — копируем по кускам: сначала левую половину страницы, потом правую. Минут 10–20 на документ, зато работает на компе, где стоит Windows 7 и Excel 2010.

Долго конечно, нудно, зато 100 % офлайн и без единой лишней программы.

Способ 4: Google Sheets 

Гугл Таблицы тоже умеют работать с PDF, но есть некоторые ограничения.

Порядок действий:

1. Загружаем PDF в Google Drive.

2. Открываем файл в Google Drive.
3. Кликаем правой кнопкой → «Открыть с помощью» → «Google Документы».

4. Google распознает текст из PDF.
5. Копируем таблицы в Google Sheets.

6. Форматируем информацию.

Этот метод хорош, когда вам нужно быстро поделиться данными с командой и работать вместе. Файл доступен по ссылке, и изменения видны всем в реальном времени.

Метод 5: Когда PDF приходят каждый день 

Если вы раз в неделю или чаще получаете PDF, то онлайн-сервисы уже не спасут. В этом случае лучше разово потратится на нормальный софт и работать спокойно.

Например, можно поставить Total PDF Converter. Купить лицензию и получать бесплатные обновления.

Как работать:

• Запускаем программу.
• Слева открываем папку, куда приходят новые PDF-ки.
• Ставим галочку на всех файлах (или Ctrl+A — всё сразу).
• Жмем большую кнопку «XLS» наверху.
• Указываем, куда кидать результат (обычно в ту же папку, чтобы потом не искать).
• Нажимаем «Старт» и вот 50–70 файлов уже лежат в аккуратных Excel.

Также можно использовать другие инструменты:

1. Adobe Acrobat Pro — точный, но дорогой и по объему весомый.
2. Able2Extract — реально круто вытаскивает самые сложные таблицы, но цена высоковата.
3. Nitro Pro — тоже норм, среднее по цене и возможностям.

Почему стоит остановится на платных программах:

• точность выше, чем у любого онлайн-конвертера;
• можно за раз обработать хоть 200 файлов — хоть всю папку «Входящие»;
• всё происходит на вашем ПК — никакие финансовые отчеты никуда не улетают;
• можно настроить, какие страницы брать, а какие листы игнорировать;
• функционирует без интернета, даже в самолете можно конвертить.

Короче, если PDF-ки приходят регулярно и их больше пяти в месяц — советуем купить софт. Он окупается за первые две недели и сбережет нервы.

Особенности работы с отсканированными документами (OCR)

Если ваш PDF создан сканированием бумажного документа или содержит изображения таблиц, обычный конвертер не поможет — нужна технология оптического распознавания текста (OCR).

Как конвертировать с OCR:

1. Smallpdf Pro — распознает текст с фотографий чеков, сканов документов. Для использования OCR нужна платная подписка или 7-дневный пробный период.
2. ABBYY FineReader — одно из лучших решений для кириллицы. Распознает рукописный текст. Стоит от 4 000 рублей.
3. Adobe Acrobat Pro — встроенная функция OCR, поддерживает 30+ языков.

Совет: Для качественного распознавания нужен чёткий скан с разрешением не менее 300 dpi. Если документ размытый или перекошен, сначала обработайте его в графическом редакторе.

Полезные советы

Рассмотрим как правильно преобразовать текст из ПДФ в Эксель:

Перед конвертацией:

• Откройте PDF и оцените структуру — настоящие таблицы конвертируются лучше, чем текст, стилизованный под таблицу.
• Проверьте, не защищён ли PDF паролем (защищенные файлы могут не конвертироваться).
• Если документ большой, разбейте его на части.

После преобразования:

• ОБЯЗАТЕЛЬНО проверьте всю информацию, особенно цифры.
• Проверьте форматы ячеек (числа могут распознаваться как текст).
• Удалите лишние пустые строки и столбцы.
• Настройте ширину столбцов для удобного просмотра.

Для лучшего результата:

• Чем качественнее исходный PDF, тем лучше результат.
• PDF, созданные из Excel, конвертируются почти идеально.
• Отсканированные документы нуждаются в OCR.
• Многоколоночные макеты могут конвертироваться с ошибками.

Когда проще вбить руками?

Если таблица крошечная (5–15 строк), PDF кривой или цифры критически важные — ставьте PDF и Excel рядом и перепечатывайте всё за 3–5 минут. Без косяков, без проверки, без нервов. В некоторых случаях этот метод всё ещё самый надёжный.

Какой метод выбрать для конвертации PDF в Excel

«Идеального» варианта нет, поэтому выбирайте по ситуации.

Если стоит Excel 2016 или новее — начинайте с встроенного импорта через «Данные → Из PDF». Это абсолютный фаворит. Ничего не ставишь, файл никуда не уходит, качество отличное, а если PDF потом поменяют — обновляешь одним кликом. 90 % всех задач решаются именно так.

Если изредка приходят “несекретные” файлы — кидайте их в Smallpdf или ILovePDF, а  через полминуты уже открывайте Эксель. Быстро, удобно, лень побеждает.

Если PDF приходят по 10–20 штук в неделю — приобретите, например, Total PDF Converter. Выделили папку, нажали одну кнопку — и все. Лицензия окупится за первые пару недель.

Сканы и чеки с мятой бумагой — только ABBYY FineReader, остальные не видят русский текст.

Теперь вы знаете как конвертировать ПДФ в Эксель — от простых онлайн-сервисов до профессиональных программ. Выбирайте подходящий для вашей задачи, учитывайте безопасность данных и всегда проверяйте результат после конвертации. Удачной работы!