Главная » Блог

Как составить деловое письмо, чтобы вам ответили

Вера Астахова

11.12.2025

0 Просмотры 0

В избранноеВ избранномRemoved 0

Деловое письмо — это официальный способ общения между компаниями, партнерами или с клиентами. От того, насколько грамотно оно составлено, зависит деловая репутация и результат переписки. Разберем на примерах, как писать деловые письма правильно.

Сравнительная таблица: Как писать деловые письма

Деловая переписка — это искусство донести свою мысль так, чтобы вам ответили или сделали то, что вы просите. Главное — выбрать правильный канал, стиль и четко сформулировать цель своего обращения.

Деловое письмо и его виды

Используйте эту таблицу как шпаргалку при составлении писем — она поможет быстро выбрать правильный формат и избежать типичных ошибок.

Часто к деловому письму нужно прикрепить скриншот: снимок экрана с ошибкой, подтверждение оплаты или фрагмент переписки. Не все знают, как правильно это сделать — читайте подробную инструкцию Как сделать качественный и четкий скрин экрана на компьютере и телефоне, где мы разобрали все методы для Windows, Mac, Android и iOS.

Основные правила и каналы отправки деловых писем

Далее рассмотрим подробнее, как пишутся деловые письма, какие виды и формы существуют.

Деловое письмо должно быть:

• Кратким и по существу.
• Вежливым, но не  излишне эмоциональным.
• Грамотным — не иметь ошибок и опечаток.
• Структурированным — с четкой логикой изложения.

По каким каналам можно отправить?

1. Заказное письмо (почта России).

Используется когда нужна официальная фиксация факта получения, например, официальные документы, претензии, уведомления, требования.

2. Email. 

Основной способ деловой коммуникации. Подходит в большинстве ситуаций: предложений, просьб, приглашений, благодарностей.

3. Мессенджеры (WhatsApp, Telegram).

Все чаще используются, чтобы переписываться как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Помните: деловая переписка в мессенджерах — это письменный жанр со всеми присущими правилами, а не устный разговор.

4. Факс 

Устаревший способ, используется редко и только по договоренности с адресатом.

Три стиля деловой переписки

1. Официально-деловой

Где применять: в официальных письмах на бланках, досудебных претензиях, гарантийных письмах, обращениях в госучреждения.

Особенности:

• Обращение «Вы» с большой буквы (к одному лицу).
• Много страдательного залога: «рассмотренный нами», «высланный мною».
• Официальные клише: «данный», «вышеобозначенный», «имеющий место факт».
• Нет эмоций и личных оценок.

Например: «В соответствии с вышеизложенным прошу рассмотреть данное предложение…»

2. Доверительно-деловой

Где применять: в электронных письмах партнерам, клиентам, коллегам из других компаний.

Особенности:

• Допускаются эмоции: «мы обеспокоены», «нам приятно».
• Простые словесные конструкции вместо клише.
• «Вы» пишется с маленькой буквы.
• Живой и понятный язык.

Например: «Мы рассмотрели предложение и готовы обсудить нюансы.»

3. Дружеско-деловой

Где применять: в мессенджерах, внутрикорпоративной переписке.

Особенности:

• Разговорный язык: «посмотрели КП», «оплатите счет».
• Допустимы эмодзи и реакции на сообщения.
• Краткость и неформальность.
• Можно обращаться на «ты».

Например: «Привет! Посмотрел договор, все ок 👌 Отправляю на подпись.»

Структура делового письма

1. Шапка (официальное бумажное письмо)

2. Тема

Правило воронки (от общего к частному):

• Внешний контур: Название компании / Тема / Детали
• Внутри компании: Тематика / Детали (название своей компании не нужно)

Примеры правильных тем:

• ОАО «МПСТ» / Договор № 35-80 / Документы для согласования
• Семинар «Цифровой инвестор» / Информационное письмо
• Строительство ТЦ «Ориент» / Коммерческое предложение

Ошибки в темах:

❌ «Вопрос» — общий вариант

❌ «Срочно!!!» — неинформативно

❌ «О причинах задержки поставки товаров по договору № 1809357/747 от 19.02.2025» — длинный вариант

Идеальная длина: помещается на экране смартфона без обрезания.

3. Приветствие 

Верно: 

• Уважаемая, — ый, — ые  для группы лиц.
• Здравствуйте, Мария! (на e-mail, в доверительно-деловом стиле)

Неправильно:

❌ Доброго времени суток! (штамп, раздражает)

❌ Привет, красотка! (недопустимо)

❌ Здравствуйте (без восклицательного знака выглядит незавершенно)

4. Основная часть (вступление + информация + заключение)

Вступление — представьтесь (если пишете впервые) и объясните причину письма: «Меня зовут Иван Смирнов, я руководитель отдела закупок компании «Альфа». Обращаюсь к Вам с предложением о сотрудничестве…»

Информационная часть — раскрываете подробности: «Наша компания специализируется на поставках офисной техники уже 10 лет. Мы готовы предложить конкурентные цены и гарантийное обслуживание…»

Заключение — формулируете просьбу, призыв к действиям, обозначаете следующие шаги: «Прошу сообщить о Вашем решении до 2 апреля. Готов ответить на вопросы по телефону или в видеозвонке.»

Золотое правило: одно письмо — один повод. Не смешивайте КП с приглашением на форум.

5. Заключительная формула вежливости

Стандартные варианты:

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Всегда рады помочь,

Не используйте штампы:

❌ «Спасибо за уделенное время»

❌ «Будем благодарны за обратную связь»

❌ «Заранее благодарю»

Лучше искренне поблагодарить за конкретное действие: «Большое спасибо, что так быстро ответили — нам это было очень важно.»

6. Подпись 

Если отправляете много электронных писем, то настройте автоподпись:

Правила подписи:

• Лаконичность — только нужные данные.
• Два контакта: основной (телефон) + резервный (мессенджер).
• Телефон в формате +7-… (удобно сохранить в один клик).
• Без лишних фраз и цитат.

Типы деловых писем с примерами

1. Информационное письмо

Дает полный ответ на конкретный вопрос. Часто используется, чтобы уведомить о мероприятиях, изменениях, новых условиях.

Например:

2. Письмо-приглашение

Целью такого приглашения является убедить поучаствовать в мероприятии и сформировать список участников.

Пример:

3. Письмо-напоминание 

Тактично напоминает о сроках и обязательствах.

Пример:

4. Письмо-предложение (коммерческое)

Цель — заинтересовать и предложить встречу.

Пример:

Совет!

Работаете с иностранными клиентами?

Все приведенные выше примеры можно адаптировать для переписки на английском, немецком, китайском и других языках. Главное — сохранить структуру и деловой тон при переводе.

Не владеете языком в совершенстве? Не проблема. Современные переводчики справляются с деловой перепиской на высоком уровне. Узнайте, какие бесплатные переводчики лучше всего подходят для этой цели.

5. Письмо-просьба

Пример: 

6. Письмо-благодарность

Пример:

7. Письмо-отказ

Целью является корректно отказать, сохранив отношения для будущего партнерства.

Пример деловое письмо-отказ:

8. Письмо-поздравление

Пример: 

Правила оформления

Для бумажных писем:

• Бумага: белая, формат А4
• Шрифт: Times New Roman или Arial, 12-14 кегль
• Поля: слева 3 см, справа 1,5 см, сверху и снизу по 2 см
• Выравнивание: по ширине или по левому краю
• Отступы: между абзацами — одна пустая строка
• Обязательна живая подпись и печать организации

Для электронных писем:

1. Корпоративная почта.

Всегда пишите с корпоративного адреса (name@company.ru), а не с личной почты типа vasya_pupkin@mail.ru. Это дает +100 к доверию.

2. Понятная тема.

Конкретная, не более 50-60 символов, чтобы полностью отображалась на смартфоне.

3. Четкая цель.

Получатель должен сразу понимать, что от него надо. 

Плохо: «Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать» Хорошо: «Приглашаем вас выступить на конференции и рассказать о продвижении в соцсетях»

4. Оформление вложений.

• Понятные названия: не «Документ1.pdf», а «Договор_поставки_№15_от_15.11.2024.pdf»
• Пояснение в теле письма, что прикреплено и зачем
• Контроль размера: если файл большой (больше 10 МБ), используйте файлообменник или архив

5. Идеальная длина.

Письмо должно умещаться на одном экране без прокрутки. Это признак уважения к времени адресата.

6. Минимум форматирования.

Не играйте шрифтами и цветами. Одно выделение (жирный или курсив) для важного — достаточно.

Для мессенджеров:

• Время отправки: 10:00—18:00 (с учетом часового пояса адресата)
• Краткость: разбивайте длинные сообщения на короткие абзацы
• Эмодзи: используйте умеренно, для акцентов
• Файлы: давайте понятные названия перед отправкой

Сроки ответа на письма

Общее правило: отвечайте в течение 24 часов с момента получения.

Если нужно больше времени: «Игорь, спасибо за письмо. Мне нужно время, чтобы уточнить нюансы у коллег. Отвечу до пятницы, 15 ноября.»

Если письмо срочное: Ответьте в течение 2-4 часов или хотя бы подтвердите получение.

Золотое правило: Всегда отвечайте на деловое письмо, даже если это отказ. Молчание — признак непрофессионализма и может сорвать будущее сотрудничество.

Полезные фразы для деловых писем

Заключение

Умение писать грамотные деловые письма — навык, который приходит с практикой. Начните с простых шаблонов, постепенно добавляя свой стиль, но помните о главном:

Деловое письмо должно быть:

• Вежливым — уважайте адресата.
• Конкретным — пишите по делу.
• Профессиональным — без ошибок и в подходящем стиле.
• Кратким — цените время собеседника.
• С четким призывом к действию — что именно вы хотите.

Выбирайте подходящий канал коммуникации и стиль письма в зависимости от ситуации. Официальное письмо на бланке — для претензий и требований, электронная почта — для основной деловой переписки, мессенджеры — для быстрых рабочих вопросов.